A partir de la Ley 594 de 2000, se obliga a las entidades a contar con las Tablas de Retención Documental-TRD, como un instrumento archivístico que contribuye al proceso de organización documental tanto en entidades públicas como privadas con funciones públicas.  

Así mismo la normativa archivística nacional estipula que las Tablas de Retención Documental – TRD deberán ser aprobadas por parte del Comité Interno de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, como requisito para obtener su respectiva convalidación a nivel territorial por parte de la instancia competente, quien certifica que las Tablas de Retención Documental – TRD cumplen con los requisitos técnicos de elaboración y aprobación, establecidos en el Acuerdo 004 de 2019. 

De esta manera, el Archivo General de la Nación presenta el Curso Virtual “Elaboración, aprobación, evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental” con el fin de promover el desarrollo de la función archivística.